Datorsystemet kraschade – har kostat tre miljoner mer

Kungsbacka skulle ligga i digital framkant. Bland annat därför satsades på ett nytt digitalt arbetssätt: Lex. Det skulle kosta kommunen 2,1 miljoner kronor. Men Kungsbacka-Posten kan avslöja att det i själva verket har kostat 5,1 miljoner kronor. Nu ska systemet dessutom skrotas och bytas ut.

Datorsystemet Lex var tänkt att användas på en mängd olika platser i kommunen. Men det har stött på rejäla problem. Framförallt för Plan och Bygg samt Miljö och Hälsoskydd.

– Idén med Lex var ambitiös. Allt skulle finnas i samma system och det skulle vara lätt att hitta handlingar i diariet, det skulle vara transparent för medborgarna. Men så blev det inte. Upphandlingen som gjordes var väldigt godtrogen. Om man hade kravspecifikationen, så hade man sett att den inte stämmer överens med det som utlovades, säger en person med god insyn i Lex.

Enligt samma person var det största problemet med Lex att leverantören inte kunde leverera det de hade lovat och att det fanns för lite personal. Trots det har Kungsbacka kommun varje år fortsatt att pumpa in stora pengar i projektet. En granskning gjord av ett utomstående företag 2016, visade att ”Genomförd analys påvisar att Lex varken uppfyller målbilden eller de kritiska parametrar som förvaltningarna identifierat”.

Lex totalsågas i rapporten där man kan läsa att ”Kungsbacka kommun har dåliga erfarenheter av leverantörens förmåga att leverera i projekt.”

I systemet har också flera säkerhetsbrister uppdagats. Bland annat har uppgifter med sekretess publicerats. Förra sommaren fick också webbdiariet stängas igen. Anledningen till det var att det gick att söka personuppgifter genom diariet.

Iwona Carlsson är digitaliseringschef på Kungsbacka kommun och en av dem som är ansvariga för Lex.

– Vi var noviser på det här digitala arbetssättet och på det här området. Det vi efterfrågade då är inte samma sak som vi kanske hade efterfrågat i ett system idag. Vi har mognat och kommit till vissa insikter, säger Iwona Carlsson.

Hon menar att systemet Lex fungerar i grundtanken, men att det var tänkt att använda till fler saker. Bland annat kan Lex inte användas inom byggnadsförvaltningen och miljöförvaltningen.

– Vi kommer att behöva skaffa andra system till dessa verksamheter. Vi kommer att göra en ny upphandling.

Kommer Lex att användas i andra verksamheter?

– Nej, vi kommer att byta ut Lex helt och hållet så småningom.

Vad har Lex kostat?

– Det vet jag inte.

Har det blivit dyrare än vad som var tänkt?

– Det är möjligt att det blev dyrare än vad som var tänkt.

I rapporten som gjordes under vintern 2016, och som Iwona Carlsson tagit del av, konstateras:

”Kostnaderna för utvecklingen av Lex har blivit betydligt högre än förväntat och stora osäkerheter återstår avseende kostnaden för slutförande av modulutvecklingen”.

Dessutom konstateras följande:

”Kostnaderna för Lex är högre än för konkurrerande system”.

Enligt upphandlingen skulle Lex ha kostat 2,1 miljoner kronor fram till slutet av 2017. Den verkliga siffran, som Kungsbacka-Posten fått ta del av, är 5,1 miljoner kronor. Då är inte 2018 medräknat.

Det är tre miljoner kronor dyrare än beräknat. Hur ser du på det?

– Vi har lärt oss en del på vägen. Vi har investerat en del tid i detta. Men det är klart att det är dyra läropengar, säger Iwona Carlsson.

Hade man kunnat göra på annat sätt?

– Vi kanske hade kunnat göra annorlunda om man hade varit lite mer varm i kläderna. Vi jämförde med vad som fanns på marknaden, men den var inte så mogen på den tiden. Men Kungsbacka kommun har alltid velat ligga i framkant och satsa på nya lösningar, så även i det här fallet.

Varför är det så viktigt?

– För att effektivisera och hitta snabbare sätt att arbeta. Med det här systemet var tanken att vi skulle slippa tre, fyra system.

Vad har varit problemen med Lex?

– Det fanns en del barnsjukdomar och även på den mobila sidan. Vi har en app till ipads. Bristerna i den beror både på handhavandefel och barnsjukdomar. Ibland har det varit fullt i minnet och politikerna har inte vetat hur man rensat, bland annat. Men Lex har också varit väldigt bra. Kungsbacka var en av de första i landet med digitala signaturer. Andra kommuner har kommit hit och tittat på hur vi arbetat.

Kungsbacka-Posten har också skrivit om hur systemet Combine fungerat dåligt för vård och omsorgs-förvaltningen. Det systemet har kostat 4,2 miljoner kronor och har inneburit fara för patienter.

– Det har inte med Lex att göra, det är två olika system, Combine och Lex. Det är väl heller inget ovanligt att två datorsystem krånglar. Men visst, det är två vitala system, säger Iwona Carlsson.

På digitaliseringsavdelningen har 15 personer slutat sedan 2016.

Kan personalomsättningen ha något med detta att göra?

– Det är sant att ett antal personer med ansvar för Lex har slutat. Det tar alltid tid att anställa nya och lära upp ny personal.

Varför har de slutat?

– De har valt att sluta själva. En har exempelvis slutat efter att ha varit föräldraledig. Det finns naturliga anledningar till att de har varit att sluta, säger Iwona Carlsson.

Tobias Sandblom

0300-68 18 61

tobias.sandblom@kungsbackaposten.se

Politiker tycker till om Lex

Christian Johansson (M), ordförande i nämnden för miljö- och hälsoskydd:

”Vi politiker använder appen Lex Meeting. Istället för att få alla ärendehandlingar på papper kommer de digitalt in i en app. Visst krånglar den då och då, kortare avbrott för tekniska fel men det förekommer också användarfel när ärenden ska läggas i rätt mapp till rätt ärende. Om jag jämför med andra liknande appar måste jag säga att jag ändå är tillfreds med att jag får den information i appen jag förväntar. I en framtid skulle jag se det som en stor fördel om hela kommunen använder samma dataprogram där det är lämpligt/möjligt. Det skulle kunna öka insyn och ge möjlighet till att ge tillgång till ”min sida” där man som till exempel fastighetsägare eller företagare kan hitta allt samlat som berör ens fastighet/verksamhet. Många invånare förväntar sig det år 2019. Dit är det nog dessvärre lång väg kvar för alla Sveriges kommuner. Jag vill se en framtid där det är lättare än idag att komma i kontakt med kommunen och kunna uträtta eller få hjälp med sitt ärende. Tänk att kunna utföra sina ärenden digitalt för de som vill det, på en tid som passar bäst för en själv.”